Guia de organização para famílias grandes: como sair do caos em uma semana
Uma família grande não é sobre ter mais disciplina. Requer que se obtenha as informações relevantes da mente de uma única pessoa e que se tornem disponíveis para todos verem. Em uma abordagem colaborativa que incorpora procedimentos estabelecidos, um horário consistente e uma reunião semanal breve, o volume de atividades deixa de ser um problema de memória e passa a ser um problema de gestão.
Guia prático
Montar a base de um sistema compartilhado, com rotinas e reunião semanal, para reduzir o caos da rotina familiar.
- Dificuldade
- Fácil
- Tempo estimado
- 7 dias
- passos
- 7
Seu roteiro
- Escolha a ferramenta e cadastre todos
- Esvazie a cabeça
- Crie os eventos recorrentes
- Dê um responsável a cada tarefa doméstica
- Desenhe uma rotina para a transição mais difícil
- Faça a primeira reunião de família
- Repita a reunião e mantenha o sistema
Dica principal
Comece pelo calendário compartilhado e faça-o funcionar antes de acrescentar outras ferramentas. O sistema precisa ser simples o bastante para que todos o usem.
Ideal para famílias numerosas com filhos em idade escolar que querem sair da correria diária.
O que você precisa
- Um app de calendário compartilhado
- Acesso de todos os membros da família ao app
- Lista de compromissos e tarefas atuais
- Um único canal de comunicação definido
Por que famílias grandes vivem no caos
Famílias grandes não vivem no caos por falta de esforço de sua parte, mas sim por um excesso de informações que quase sempre estão concentradas em apenas um membro. Um lar comum com crianças em idade escolar administra de 20 a 30 compromissos recorrentes por semana, além de eventos avulsos e imprevistos.
Tudo na cabeça de uma pessoa
A mãe é sempre o calendário em movimento da casa e sabe o dia da consulta no dentista, o prazo da autorização da escola e quais presentes de aniversário ainda faltam comprar. Ninguém mais sabe dessas informações até o momento em que a mãe os informa. Quando essa pessoa adoece ou viaja, a rotina trava.
Várias fontes de informação desconectadas
Compromissos ficam espalhados pelo calendário da parede, pelo celular, por bilhetes, pelo grupo de mensagens e pela memória. Não há nenhuma conexão. A informação está presente mas não está acessível a quem precisa dela no momento em que precisa.
Reagir ao urgente em vez de planejar
No entanto, devido à falta de um plano para a semana, tudo está agitado na família e eles estão apagando incêndios, respondendo imediatamente aos assuntos mais urgentes e sentindo que produziram muito, embora o estresse ainda não passe.
Os três pilares da organização familiar
Estes três pilares resolvem a maioria dos problemas da desorganização: Um processo comum, Um ritmo comum, A comunicação. Os processos não precisam ser tão complexos. É importante que os processos sirvam a todos e não somente à pessoa que está organizando.
- Sistema digital compartilhado: Toda essa informação num só lugar acessível a todos. Com isso todos podem ver a agenda e também as tarefas, a carga mental é distribuída.
- Rotinas padrão: Uma sequência definida em pedra para acabar com as escolhas diárias. Pegue a rotina matinal, ela deixará de ser uma negociação diária e simplesmente se tornará um segundo natureza.
- Ritmos de comunicação: Uma reunião familiar por semana de 15 minutos mais um canal para todos os assuntos operacionais diários. Menos canais significam menos barulho.
Comece pelo calendário: Faça suas listas e gráficos somente depois de ter alinhado seus calendários porque tudo mais depende disso.
Rotinas que sustentam a semana
Quatro padrões sustentam a semana de uma família cheia de compromissos. Não são regras fixas; são sequências previsíveis que reduzem o número de decisões que uma pessoa precisa tomar a cada hora.
- Sequência de saída pela manhã: a ordem de banho, café, mochila e saída. Quando está estabelecida, as manhãs andam sozinhas.
- Fluxo pós-escola: o que acontece entre a chegada e o jantar. Dever, atividades, descanso e lanche têm um lugar previsível.
- Desaceleração da noite: jantar, preparação do dia seguinte e hora de dormir. Preparar o material na noite anterior evita a correria matinal.
- Domingo de organização: revisão da agenda e preparação da semana. É o momento de olhar o calendário e distribuir o que vem.
Isso reduz todas as atividades de tomada de decisão todos os dias. “Quanto menos decisões repetitivas uma pessoa toma, mais energia ela pode conservar.”
Passo a passo para organizar a família em uma semana
Dentro de sete dias é possível estabelecer uma infraestrutura de organização familiar. O seguinte é um esquema ordenado elaborado para os familiares que atualmente seguem um cronograma completo. Não se deve assumir todas as tarefas no primeiro dia.
- Escolha a ferramenta e cadastre todos: Selecione um aplicativo de calendário compartilhado e crie contas para todos os membros da família, além de inserir qualquer evento que eles já saibam desta semana. Em conclusão, não deve haver problema algum em visualizar a mesma agenda na sua totalidade.
- Esvazie a cabeça: Registre todos os compromissos, eventos e atividades que ocorrem regularmente no sistema comum. Tire isso da cabeça de um indivíduo e coloque-o em um sistema para que todos possam usar.
- Crie os eventos recorrentes: horários da escola, esportes, aulas de música, compromissos de trabalho e consultas regulares. Lance uma vez e deixe repetir.
- Dê um responsável a cada tarefa doméstica: toda tarefa regular ganha uma pessoa responsável. Sem dono, a tarefa não é de ninguém.
- Desenhe uma rotina para a transição mais difícil: Selecione o ponto mais movimentado do dia e geralmente será pela manhã. Anote a programação e modifique-a de acordo.
- Faça a primeira reunião de família: Aqui está como podemos reorganizar o calendário da próxima semana, atribuir tarefas e discutir o que funcionou e o que não funcionou.
- Repita a reunião e mantenha o sistema: O processo se dará através da reunião semanal a partir de agora. O processo só funciona quando feito semanalmente.
Não pule a reunião semanal: Sem ela, é simplesmente mais uma fonte esquecida. Quinze minutos por semana evitam muitas horas de confusão.
Erros comuns ao organizar uma família grande
Os erros mais comuns que as pessoas cometem quando tentam organizar uma família grande geralmente estão relacionados a fazerem demais ou/e a complicarem o processo ignorando certas partes da sua casa. Isso pode ser facilmente evitado.
- Querer resolver tudo de uma vez: reformar todos os sistemas ao mesmo tempo é esmagador. Escolha um, faça funcionar e só depois acrescente outro.
- Sistema complicado demais: Folhas de trabalho gerenciadas por adultos sozinhas não formam um sistema comunitário. Um sistema ótimo é formado por pessoas que usam ativamente as folhas de trabalho.
- Deixar as crianças de fora: É apropriado que crianças que já estão maduras o suficiente para fazerem alguma coisa sozinhas se juntem pois essa é uma das habilidades que as crianças devem aprender.
- Ignorar o nível de organização de cada um: O sistema deve funcionar para a pessoa com o menor nível de organização, não para a mais organizada. Se o sistema funciona apenas para pessoas bem planejadas, então certamente não irá sobreviver.
Quando os estilos de organização são diferentes
Um lar grande também inclui pessoas que se dão bem com o planejamento de tudo e pessoas cujo único objetivo é serem informadas exatamente onde elas devem estar. O processo de planejamento deve levar em conta esse tipo de abordagem por qualquer uma das partes. Caso o planejador planeje um projeto complexo então o segundo indivíduo não irá entender.
Desenhe para o menos organizado
O primeiro passo é dado utilizando a pessoa mais desorganizada da casa. O calendário compartilhado, a lista de tarefas e os lembretes não devem ser muito difíceis para ela usar sem ajuda. Esta é a única maneira que isso pode funcionar com sucesso. Não deve haver necessidade de nenhum treinamento.
Combine o nível de detalhe
Para aqueles indivíduos que gostam de se organizar fazendo listas, você pode continuar mantendo essas listas pessoais desde que o essencial esteja disponível em um local comum. O ponto é simples: se for algo que afeta a família então use o sistema compartilhado, caso contrário, mantenha-a para você mesmo.
Menos é mais: Um calendário compartilhado que possa mostrar cinco compromissos é melhor do que ter três ferramentas diferentes que nunca são abertas por ninguém.
Perguntas Frequentes
Como montar uma rotina organizada para uma família grande?
Comece por um calendário compartilhado e cadastre todos. Depois, esvazie a cabeça lançando os compromissos recorrentes e dê um responsável a cada tarefa doméstica. Por fim, desenhe a rotina da transição mais difícil do dia, geralmente a manhã, e faça uma reunião semanal de 15 minutos para revisar a semana seguinte.
Com que frequência a família deve fazer reuniões de planejamento?
Semanalmente por aproximadamente 15 minutos. Esta sessão breve garante que não haja confusão sobre o tempo perdido no meio da semana já que leva em consideração os seguintes fatores:…
Como convencer todos da casa a participar da organização?
O processo deve ser eficiente quando se trata de lidar com pessoas desorganizadas ao invés de pessoas já organizadas. Assegure-se de que seus recursos e tarefas estejam claros, atribua tarefas claras para todos e não se esqueça dos filhos fazendo seus próprios assuntos também. Todos devem estar envolvidos e ver tudo e não haverá pressão sobre ninguém já que todos estarão trabalhando juntos.
Qual é a melhor ferramenta para organizar a agenda de uma família numerosa?
Um aplicativo de agendamento compartilhado que todos os usuários tenham fácil acesso e possam utilizar. Não há necessidade de ter o melhor programa disponível mas sim um que toda a família possa utilizar de forma eficaz.