Compras de emergência: como planejar e evitar o pedido urgente
Um processo de aquisição de urgência é qualquer aquisição feita sob termos de urgência fora do processo de aquisição habitual. Um processo de aquisição de urgência tende a ser mais caro e com pouco ou nenhum controle sobre o fornecedor, a qualidade e até mesmo os termos de pagamento. O mais irritante de tudo: um processo de aquisição de urgência quase sempre pode ser rastreado até um mau planejamento.
Isso não exige que você compre qualquer coisa mais rápido. Você tem que criar um plano claro baseado em itens cruciais, estoques de segurança, pontos de reposição e revisões semanais. Você pode começar com uma planilha simples com cinco itens.
Guia prático
Você terá os itens críticos mapeados, o ponto de pedido calculado e uma rotina semanal para acompanhar o estoque.
- Dificuldade
- Média
- Tempo estimado
- 2 a 3 horas para montar a planilha inici
- Passos
- 6
Seu roteiro
- Calcule a utilização média de cada…
- Confirme quantos dias leva para o…
- Defina o estoque de segurança
- Aplique a fórmula
- Confira com um exemplo
- Prepare uma planilha
Dica-chave
Comece pelos cinco itens mais críticos em vez de mapear tudo de uma vez, e mantenha a planilha atualizada com revisões periódicas.
Ideal para quem compra ou gere estoque em pequenas e médias operações e quer reduzir pedidos urgentes.
O que você precisa
- Lista dos itens mais usados na operação
- Histórico de consumo dos últimos meses
- Prazos de entrega dos fornecedores
- Planilha eletrônica
- Definição de quem faz a conferência semanal
O que são compras emergenciais e por que custam caro
Compras de emergência acontecem quando uma pessoa passa pelo processo de aquisição por causa da necessidade de urgência declarada, fora do ciclo normal de planejamento. Normalmente não se segue um planejamento correto. No processo de compra de emergência o fornecedor selecionado nem sempre é devidamente pesquisado e se tem que usar o poder de barganha que se tem quando se paga o preço negociado no ato, e as condições de pagamento raramente são as melhores.
Urgência fora do ciclo normal
Uma situação de emergência ocorre quando o pedido chega num momento em que o prazo normal de fornecimento já não resolve mais. Isso significa que o processo de compras se reduz a um ato de apagar um incêndio naquele mesmo dia em que o item é necessário, sem margem para cotação.
Custos que vão além do preço
Enquanto o primeiro custo que se pode ver é o do frete expresso, o segundo conjunto de custos, que são mais difíceis de calcular mas mais altos do que os vistos à primeira vista, são os seguintes: o custo do tempo do gestor e da equipe administrativa envolvidos em aprovações fora do fluxo; a necessidade de buscar um fornecedor não cadastrado; a negociação sob pressão e o acompanhamento da entrega. Somando tudo, a compra emergencial frequentemente custa duas a três vezes mais do que a mesma compra planejada.
Emergência como sintoma, não rotina
Ao lidar com o pedido de urgência, não se consegue enxergar o porquê disso já que o processo é visto como algo normal. O pedido de urgência, sendo um efeito ou sintoma, reflete um problema de má preparação e falta de boa comunicação ou controle de estoque dentro de vários departamentos das operações do negócio.
Atenção ao custo real: Considerando apenas o custo unitário do fornecedor urgente contra o do fornecedor planejado nos daria uma visão enganosa porque os gastos relacionados ao frete expresso e às horas de equipe gastas no processo acelerado têm um peso considerável.
As causas mais comuns de compras de última hora
Quase todas as compras por impulso feitas num último minuto podem ser realmente atribuídas à sua causa raiz e podem ser facilmente evitadas na maioria dos casos.
- Ausência de ponto de pedido: A empresa só compra quando o estoque fica esgotado ou quando está fora de estoque. Não há um gatilho definido para o reabastecimento então isso acaba se tornando tardio.
- Falta de comunicação entre áreas: Não há informação alguma sobre a necessidade de usar o produto enviada pelo usuário com antecedência. O pedido é feito num momento em que o item precisa ser usado e não há tempo para o prazo normal de entrega.
- Picos de demanda inesperados: não é sempre evitável, mas pode ser mitigado com estoque de segurança nos itens críticos.
- Fornecedor que falha sem substituto identificado: Como não existe alternativa pré-qualificada e o fornecedor habitual não entregou ou não avisou da indisponibilidade com prazo curto, a única saída que resta é a compra emergencial.
- Compra mal dimensionada: A quantidade comprada não durou pelo período estimado devido a um cálculo errado, a um desabastecimento ou qualquer outro fator que tenha afetado o ritmo de uso. O pedido chegou antes do tempo e com um senso de urgência.
Por favor observe que de todos os cinco motivos acima mencionados apenas o pico de demanda tem componente externo relevante, ou seja, o máximo da demanda que precisa ser considerado. Caso contrário todos os outros motivos são internos.
Identifique os itens críticos e o estoque de segurança
Todos os objetos não devem ser tratados da mesma forma. O sistema se torna eficaz quando os itens que devem ser excluídos devido a sua indisponibilidade durante o projeto, juntamente com os itens que simplesmente estão causando um empecilho, são separados.
Por onde começar
Comece identificando cinco itens que são mais importantes para as operações. Não é necessário mapear tudo ao mesmo tempo. Faça uma lista do consumo médio, do tempo de entrega do item e da notificação quando ele atingir um determinado ponto de referência. Aqueles itens que não são consumidos com frequência podem esperar para depois.
Estoque de segurança para picos
O estoque de segurança age como um amortecedor de choques que lida com quaisquer picos repentinos de demanda ou falhas de fornecedor. Não substitui o ponto de pedido, mas o complementa. A reposição planejada do seu estoque leva em conta seu histórico de consumo, o lead time dos fornecedores, efeitos sazonais, estoque mínimo e política interna de compras. Sem esse histórico, use uma estimativa conservadora e ajuste conforme os dados aparecem.
Comece pequeno: Cinco itens bem acompanhados ensinam mais sobre o seu consumo real do que uma planilha com cem linhas desatualizadas.
Calcule o ponto de pedido de cada item
O Ponto de Pedido é o nível de estoque em que a reposição deve ser acionada para o item não zerar antes da entrega do fornecedor. Uma vez que isso é determinado, a pressão de se lembrar disso desaparece, tornando-o um processo sistemático baseado apenas na objetividade.
- Calcule a utilização média de cada recurso crítico por dia dividindo a utilização durante o período de tempo pelo número total de dias. Use o registro histórico por várias semanas ou mais para ter precisão.
- Confirme quantos dias leva para o fornecimento dos produtos após o pedido, contando até a mercadoria disponível. Caso haja variação no prazo de entrega, utilize o prazo mais longo.
- Defina o estoque de segurança em dias de consumo, conforme o risco de pico e a confiabilidade do fornecedor.
- Aplique a fórmula: Fórmula do Ponto de Pedido = (Uso Diário x Dias de Lead Time) + (Uso Diário x Dias de Estoque de Segurança).
- Confira com um exemplo: consumo de 10 unidades por dia, prazo de entrega de 5 dias e 2 dias de segurança resultam em (10 × 5) + (10 × 2) = 70 unidades. Ao atingir 70 unidades em estoque, o pedido deve ser feito.
- Prepare uma planilha mostrando os itens críticos, o uso médio, o prazo do fornecedor e o ponto de pedido calculado. Essa quantidade de informação será suficiente para começar sem um sistema.
O resultado esperado seria uma série de itens todos com números de gatilho bem articulados de forma que quando o estoque encostar nesses valores a ordem simplesmente seja executada sem discussão e sem urgência declarada.
Crie uma rotina de conferência e comunicação antecipada
Apenas calcular nunca é suficiente para evitar emergências. O que sustenta o plano é a conferência regular e a comunicação com antecedência entre quem usa o item e quem compra.
Conferência semanal
Uma conferência semanal do estoque e dos pedidos em aberto permite que você veja quando você está se aproximando do ponto de pedido com tempo suficiente para fazer algo a respeito antes que ocorra qualquer urgência. Leva pouco tempo; isso evita o telefonema de sexta-feira pedindo entrega para segunda-feira. Se a operação for mais volátil, a conferência pode ser duas vezes por semana.
Prazos mínimos de solicitação
Um prazo mínimo definido de acordo com cada tipo de compra ajudaria a minimizar casos de emergências. Por exemplo: três dias úteis para os itens de estoque, enquanto para os que levam mais tempo para serem entregues são dez dias úteis. Isso seria comunicado aos departamentos que solicitam essas compras e vale para todos. Se esse prazo for ultrapassado, então o pedido se juntaria à fila normal, não à fila urgente.
Na ausência do princípio cada seção passa a ter uma urgência única levando a uma urgência de tudo o que for considerado urgente. Ao aplicar o princípio, a urgência deixa de ser argumento de negociação e passa a ser exceção registrada.
Monitore o percentual de emergências e registre as causas
Para saber se o plano está funcionando, deve ser determinado analisando a quantidade de pedidos enviados como urgentes. Essa medida é direta e demonstra os resultados mês a mês.
Como calcular o indicador
Calcule a relação entre os pedidos com urgência declarada e o número total de pedidos feitos no período em questão. Em forma de porcentagem, esse dado expressa o peso da emergência na operação. De acordo com orientações práticas de mercado, percentuais acima de 20% indicam planejamento insuficiente para o volume da operação. Menos de 10% é sinal de que o processo está funcionando adequadamente.
O que fazer com as causas registradas
Registre cada incidente em uma coluna fácil de preencher: sem ponto de pedido, comunicação quebrada, fornecedor, dimensionamento ou pico de demanda. Gradualmente, ao longo de algumas semanas, as tendências ficam claras. Agora as medidas preventivas não são genéricas, mas sim se concentram no problema que gera o maior número de pedidos urgentes.
O indicador é uma bússola: Ele não vai resolver nada sozinho, mas sim indicar se o tratamento foi aplicado corretamente. Se o percentual permanecer estável pode significar que o problema que foi abordado na verdade não é o problema principal.
Erros comuns ao montar o plano
A maior parte dos planos de compras falha por razões relacionadas à execução e não aos recursos disponíveis. Estes erros são bastante comuns.
- Mapear tudo de uma vez: Há um esforço para registrar tudo e se forma uma grande planilha; ninguém a atualiza. Comece registrando aqueles cinco itens que são importantes.
- Deixar a planilha desatualizada: Ambas essas variáveis estão mudando. O ponto de pedido determinado sem revisões periódicas vira número morto e uma situação de emergência irá aparecer novamente.
- Ignorar a comunicação entre áreas: Este pedido virá sem aviso prévio quando for necessário ao consumidor que utiliza esse produto. A estratégia de compra não age sozinha em relação ao consumidor.
Tudo se resume em começar pequeno, fazer avaliações frequentes e garantir que o canal esteja sempre aberto com as áreas solicitantes. Ferramenta ajuda, mas o hábito é o que sustenta.
Perguntas Frequentes
O que é a regra dos 3 P para comprar?
O conceito não tem uma definição única e consolidada. A regra diz que consiste de três componentes: um preço negociado com calma, um prazo de entrega conhecido e a previsibilidade de consumo. Se pelo menos um dos componentes não estiver presente, o processo de compra se torna uma urgência, o que resulta no aumento do custo.
Como montar um planejamento de compras do zero?
Comece pelos cinco itens mais críticos para a operação, sem tentar mapear tudo de uma vez. Para cada um, registre consumo médio, prazo de entrega do fornecedor e ponto de pedido calculado. Uma planilha simples já basta para iniciar. Depois, defina prazos mínimos de solicitação por tipo de compra e faça uma conferência semanal do estoque e dos pedidos em aberto.
Com que frequência devo revisar o ponto de pedido?
O Ponto de Reposição deve sempre mudar como resultado de qualquer alteração no período de consumo e entrega. A discussão sobre pedidos abertos e estoque que acontece toda semana nos permite ver se os pontos de acionamento estão corretamente definidos. Recomendamos fazer ajustes no cálculo do Ponto de Reposição quando houver qualquer mudança considerável tanto na média de consumo ou no tempo de entrega.
Como criar um estoque de segurança para evitar emergências?
Este é o valor reservado em termos de estoques extras que ajudarão a cobrir picos de demanda e falhas de fornecedor nos itens críticos. Basicamente é o número de dias de consumo do material que deve ser mantido como estoque de segurança, levando em conta a volatilidade da demanda e a confiabilidade do fornecedor.