Dicas para organizar a mesa de trabalho: guia prático e funcional
Além de ser agradável aos olhos, uma mesa organizada também pode ajudar a economizar tempo, pois reduz o tempo perdido à procura de material, facilita a localização do que você está procurando e também ajuda a manter o foco em todos os momentos. O elemento principal aqui é deixar à vista apenas o que você usa todos os dias, garantir que tudo tenha o seu lugar certo e continuar revisando a arrumação com regularidade.
Guia prático
Uma mesa de trabalho funcional, confortável e fácil de manter arrumada ao longo da semana.
- Dificuldade
- Fácil
- Tempo estimado
- 45–60 minutos
- Passos
- 6
O seu roteiro
- Esvazie a superfície
- Separe em três categorias
- Defina onde cada objeto será posicionado
- Use organizadores adequados
- Utilize o espaço vertical
- Coloque folhas soltas em caixas de…
Conselho-chave
Deixe à vista apenas o que usa todos os dias e reserve cinco a dez minutos no fim do expediente para arrumar.
Ideal para quem trabalha em casa ou em escritório e quer uma mesa funcional sem complicações.
O que precisa
- Caixote ou área para esvaziar a mesa
- Panos de limpeza
- Sacos para descartar
- Etiquetas
- Organizadores ou caixas que já tenha em casa
- Fita métrica
Por que uma mesa organizada faz diferença
Uma mesa limpa leva a um aumento da eficiência e da felicidade, isso é claro através de assuntos práticos como os seguintes: você será capaz de localizar o que está procurando sem vasculhar em vários gavetas, ter espaço para escrever, colocar documentos na superfície e começar tarefas sem nenhum tipo de distração. Tudo isso é sobre organizar para poder trabalhar de forma eficiente.
Menos tempo procurando, mais foco
Enquanto cada objeto tiver o seu lugar, o cérebro não gasta nenhum esforço desnecessário tentando determinar onde se encontra para procurar algo. Com um porta-lápis contendo tudo o que é essencial para o trabalho mais o bloco de anotações próximo, o indivíduo não terá pequenas interrupções que, juntas, quebram o ritmo. Não há espaço para nada supérfluo na mesa, nem stocks de material que só ocupam espaço.
Bem-estar e imagem profissional
Os efeitos não se limitam apenas às atividades profissionais porque um espaço arrumado fala por si só de calma e cuidado, assim como também de ser atencioso; tanto para quem usa esse espaço quanto para quem o vê. Numa videochamada ou numa visita ao vivo uma mesa funcional diz mais através da sua utilidade do que qualquer tipo de enfeite. E, no dia a dia, um ambiente limpo e ordenado torna o final do expediente menos pesado.
Um dado que ajuda a decidir: Um home office organizado e confortável pode estar ligado ao aumento da produtividade e de sentimentos positivos. A organização não pode ser vista apenas como uma questão estética.
O que deixar à vista na mesa de trabalho
Apenas as coisas que são usadas de forma contínua ficam na superfície da mesa; tudo o resto vai para gavetas, armários ou caixas, de preferência com um critério de frequência de uso. Não há sentido em manter coisas desnecessárias por aí que só vão acabar entulhando o espaço e tornando o seu ambiente de trabalho desagradável.
- Uso diário: Um computador ou notebook, um porta-lápis e um bloco de anotações. É só isso que alguém precisaria para garantir que não ande à procura de papel para um rascunho.
- Gaveta de itens cotidianos: grampeador, calculadora, régua, tesoura e afins. Prefira mesas com pelo menos duas gavetas.
- Gaveta de papéis em uso: agendas e documentos que está a tratar nessa semana.
- Organizadores internos: divisórias para clipes, post-its, canetas, réguas e fitas adesivas, para não revolver a gaveta.
- Fora da mesa: stocks de material, carregadores antigos, papéis arquivados e objetos pessoais que não usa durante o trabalho.
O princípio é muito claro: se você não usou isso nos últimos sete dias e não tem nada a ver com a tarefa atual, não há motivo para você ver esse material. A organização da gaveta poupa mais tempo do que qualquer aplicativo de gestão de tarefas.
Passo a passo para organizar a mesa
A organização da mesa leva menos de uma hora se for feita de forma racional; primeiro esvazie e trie a mesa, depois atribua os lugares e somente depois compre qualquer ferramenta de organização ou utilize-as; caso contrário acaba comprando algo desnecessário ou tendo uma organização que não dura.
- Esvazie a superfície e coloque todos os objetos dentro de uma caixa ou em uma área próxima. O objetivo aqui é observar o verdadeiro volume dos objetos e papéis que se acumulou.
- Separe em três categorias: Estes são objetos de uso diário; isto é, coisas que você pode colocar no seu armário ou no seu guarda-roupa ou jogar no lixo. Seja claro ao jogar fora papéis e lápis inúteis que não têm tinta neles.
- Defina onde cada objeto será posicionado, mas garanta que tudo fique ao alcance sem sobrecarregar o espaço. Um lugar para o computador, outro para o porta-lápis, outro para o bloco.
- Use organizadores adequados: Isso inclui bandejas de papel para manter o papel organizado, porta-canetas para canetas e outros equipamentos usados para escrever e caixas de armazenamento nas quais o armazenamento fica mais fácil.
- Utilize o espaço vertical disponível se você tiver uma mesa de tamanho pequeno. Um painel de parede perfurado equipado com caixas de armazenamento e ganchos economiza a superfície da sua mesa e permite que seus pertences sejam acessíveis.
- Coloque folhas soltas em caixas de papelão marcadas com etiquetas, empilhando-as para economizar espaço. Arquivos e papéis que não são usados com frequência não devem ser colocados sobre a mesa.
Antes de comprar: Medindo a mesa de apoio e os gaveteiros. Um móvel de armazenamento que não se encaixe vai sempre acabar apoiado em uma prateleira criando o mesmo problema.
Como manter a organização no dia a dia
Para organização é preciso ter um pequeno ritual diário. Não se deve passar horas organizando o espaço semanalmente; cinco a dez minutos no fim do expediente já seriam suficientes para fazer esse trabalho de forma adequada. Isso significa que você tem que guardar o que usou, deitar fora papéis desnecessários e simplesmente manter a superfície limpa.
- No fim do dia: reserve 5 a 10 minutos para guardar itens, descartar papéis e limpar a mesa.
- Uma vez por semana: faça uma revisão para reorganizar o que se acumulou durante os dias.
- Digitalize o que puder: documentos e anotações em formato digital reduzem o acúmulo de papel e facilitam o acesso à informação.
- Crie um fluxo com lugares fixos: um espaço exclusivo para correspondência e outro para tarefas em andamento.
- Limpe com pano úmido: manter a higiene da superfície ajuda a prevenir alergias.
O mais importante é que essas rotinas sejam simples o suficiente para não serem adiadas. Um alarme de telemóvel nos últimos dez minutos do dia já seria suficiente aqui.
Conforto e ergonomia antes da decoração
Esqueça qualquer decoração até que você resolva o conforto. Afinal você passa várias horas do dia aqui então o aspecto ergonômico se torna muito importante nesta fase. Uma cadeira ergonômica se torna o principal investimento: ela te ajuda a evitar dores nas costas e te incentiva a mudar a altura da mesa.
A iluminação também conta. Idealmente, uma pessoa deve tentar manter a mesa perto de uma janela para que possa aproveitar a luz natural, enquanto tem uma iluminação de apoio, no formato de luminárias de mesa, para os dias escuros e para trabalhar à noite. Mesmo que a própria mesa seja muito bonita, não faz sentido se ela estiver mal iluminada, pois cansa a vista e reduz o rendimento ao fim de poucas horas.
No entanto, antes de decidir como decorar é preciso garantir cadeira, altura e luz. Caso contrário você pode acabar comprando acessórios que não vão caber e podem até dificultar o movimento.
Ideias criativas para decorar a mesa de trabalho
Não é impossível alcançar a decoração e a funcionalidade ao mesmo tempo quando todos os objetos decorativos também são úteis. Isso só pode ser feito usando o espaço vertical e escolhendo peças que ajudem na organização e não apenas enfeitem. Evite encher a superfície: a mesa continua sendo uma área de trabalho.
Quadros aramados e lembretes à vista
Um quadro com moldura pendurado na parede serve para acomodar todas as notas importantes, incluindo datas de entrega, lembretes, planos e calendários. Isso liberta a mesa e mantém o que é urgente visível, sem amontoar papéis. Outra opção de armazenamento são prateleiras, nichos e estantes. Estes também podem ser escolhidos em materiais e cores que combinem com o resto do espaço.
Organizadores que também decoram
Prateleiras para papéis, canetas ou armazenamento podem ser tanto decorativas quanto práticas. É melhor escolher conjuntos completos que não combinem com outro estilo. Outra opção seria instalar um quadro perfurado junto com alguns cestas e ganchos.
A melhor maneira de decorar uma mesa de trabalho é algo que também ajude a trabalhar.
Em caso de dúvida aplique a regra do uso: qualquer ornamento deve ter uma função ou ocupar um lugar que não interfira com o trabalho. Tudo o mais é dispensável.
Erros comuns ao organizar a mesa
Os erros mais comuns não ocorrem por falta de vontade mas sim por excesso de material e falta de rotina. Corrigir esses erros é mais barato do que comprar novos organizadores.
- Deixar tudo à vista: a mesa deve conter apenas o estritamente necessário. Excesso de objetos e stocks de material ocupam espaço e distraem.
- Guardar material a mais: Quando uma pessoa compra resmas, canetas e blocos em grandes quantidades, o seu espaço de trabalho se transforma num armazém. Guarde o excedente fora da área de trabalho.
- Não criar rotina de revisão: sem uma revisão semanal, o que se acumula durante os dias volta a ocupar a superfície.
- Comprar organizadores antes de triar: sem saber o que fica e o que sai, as caixas acabam cheias de coisas que não precisa.
Sinais de alerta significam limpar seu espaço de trabalho primeiro. Se isso é o que está acontecendo significa que você precisa começar a organizar e colocar seus itens de volta onde eles pertencem.
Perguntas Frequentes
Como deixar a mesa de trabalho mais bonita sem perder a funcionalidade?
Tente usar alguns enfeites que também organizam as coisas, como um quadro aramado onde você possa colocar os seus recados e o calendário, prateleiras ou nichos onde você possa guardar seus materiais e belos organizadores para armazenar seus materiais de escritório. Tente manter a superfície livre e tudo combinando no estilo. A mesa fica mais agradável sem perder espaço de trabalho.
O que não pode faltar na mesa de trabalho?
Pode ser um computador ou um laptop, uma pasta com caneta, lápis e borracha e um caderno. É o suficiente para realizar tarefas sem procurar mais nada. As coisas restantes devem ir dentro de um gaveteiro.
Com que frequência devo revisar a organização da mesa?
Essa tarefa pode ser feita uma vez por semana. Tudo o que você precisa é de 5 a 10 minutos por dia no fim do expediente para guardar itens, descartar papéis e limpar a superfície. Isso assegurará que a bagunça não volte a instalar-se.
Vale a pena usar caixas organizadoras em home office pequeno?
Sim, desde que se encaixem adequadamente no espaço do escritório. Caixas de papelão etiquetadas guardam pastas e papéis soltos e são fáceis de empilhar para poupar espaço. O espaço vertical também pode ser utilizado de forma eficiente, especialmente aproveitando painéis perfurados, cestos e ganchos fixos nas paredes acima de pequenas mesas de escritório.